上司が男性か女性かで報告の順序、提案書の書き方を変える裏ワザ


会社の上司に報告書や提案書を出す時に相手の性別を意識した事はありますか?

実は、性別によって「結論」を先に言った方が伝わりやすい場合と「過程」から話した方が良い場合があります。

■ポイント

・男性は結論を先に言う
・女性は過程をきちんと説明する

今回はそんな性別の違いを理解して、報告や提案をスムーズにする方法をご紹介します。
 

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【男性には結論・結果から伝える】

これを読んでいる女性の方の中には男性上司との話の途中で

「で?結論はなんなんだ?」
「それでどうしたいんだ?」

と言われてしまった経験をお持ちの方はいませんか??

これは男性が「過程」よりも、まずは「結論」を知りたいという証拠でもあるのです。

口頭で話すにしても資料を作って伝えるにしても男性に向けたものの場合は

「結論・結果」

を先に伝えるようにしましょう。

男性は結論・結果から伝える

 

ダメな例)会社を休むとき

—————————–
昨晩から子供が風邪をひいてしまって、夜の間看病していたのですが熱が下がらなかったので、病院へ連れていくことになりました。

いま預けている幼稚園では体調が悪い子を預かってもらえないようなので、大変申し訳ありませんが、今日は会社を休ませて頂けませんでしょうか。
—————————–

これは「会社を休ませてほしい」と伝える際に過程を先に行ってしまう例です。

これを読んだ男性はどう思ったでしょうか??

「風邪ひいて、看病が大変だったのはわかったけど、先に休むことを伝えてくれよ。」

と思ったはずです。

しかし、総じて女性は過程を大事にするので、休むいきさつを説明してしまうのです。

では、どういう伝え方なら男性は納得しやすいのでしょうか。

 

イイ例)会社を休むとき

—————————–
自分「本日、お休みをいただきたいです。」

上司「いいけど、どうしたんだね?」

自分「子供が風邪をひいてしまい、今日は一日看病しなくてはいけなくなりました。」

上司「なるほど分かった。お大事に。」
—————————–

このようにスムーズに話が進みます。

 
提案書や報告書を作る時も同じで
その結果どうなるのか。(どうなったのか。)

結論」を先に付け加え、その詳しい説明をその後に追加

そして最後にもう一度結論を伝えるようにしましょう。

 

■男性に伝わりやすい流れ

【結果・結論】

【詳しい内容】

【その結果】

【今後どうするか】

 

【女性は経過、過程・プロセスを大事にする】

男性が結論を重視するのに対して、女性は過程やプロセスを重視します。

恋愛においても男性は「付き合う」というゴールに向かってまい進するのに対し、

女性は付き合うまでの過程を大事にします。

女性は経過、過程・プロセスを大事にする
ダメな例)恋愛話

—————————–
彼女と付き合えることになった。

少しずつ距離を縮めてやっとだ!
今日まで長かったが努力が実を結んだ。
こんなに頑張ったんだからこれからも大事にしていく。
—————————–

と、結果を重視しています。

これを読んだ女性はどう思ったでしょう??

「どうやって距離を縮めたの??」
「どんな努力をしたっていうの??」

とモヤモヤしたはずです。

総じて男性は結果を大事にする生き物なので、このように中身が薄い表現になる事が多いのです。

では、どういう伝え方なら女性に受け入れ易くなるのでしょうか。

 

イイの例)恋愛話

—————————–
ある日偶然、彼女と帰り道で会って一緒に家に帰った。
彼女とは趣味の話や学校での話、色々な話をした。

次の日はわざと一緒に帰れるように前の日と同じぐらいの時間に
学校をでた、その日も話しながら帰ったけど途中公園で話し込んで
遅くなってしまったので、彼女を家の前までおくってあげた。

次の日は彼女が僕を待っていてくれた。
でもその日彼女は元気がなかったので話を聞いてみたら…



そして僕たちは付き合うことになった。
—————————–

このように結果よりも付き合うまでのプロセスの方に興味をそそります。

 
提案書や報告書を作る時も同じで

まず、どうしてそうなったのかを詳しく説明する必要があります。

そこに至る「経緯」を先に付け加え、その詳しい説明をその後に追加

そして最後に結論・結果を伝えるようにしましょう。

■女性に伝わりやすい流れ

【経緯・プロセス】

【詳しい内容】

【その結果】

【今後どうするか】

 

【編集後記】


今回は、男性と女性の感覚の違いから生じる報告や提案方法についてご紹介しましたが、

この方程式にはちょっとした落とし穴があります。

 
男性は結論・結果から、女性は過程とプロセスを重視するというのは

統計、大まかな傾向であって絶対的な答えではありません。

統計、大まかな見解であることをまずは知っておくべき

実生活では女性の中にも男性のように結論を先に欲しがる人もいますし

男性の中にも女性のように過程・プロセスを重視する人がいます。

 
これは男性でも右脳をよく使う女性脳、女性の中にも計算が得意な男性脳を持つ人がいることが原因で

最終的にはその上司が、どちらを重視しているかを見極めて提案や報告をしなくてはいけません。

 
もし判断に迷ったなら「男性相手には結論」、「女性相手ならプロセス」を重視していいと思います。

それで上手くいかなようであれば逆の方式を試してみましょう。


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